为保证学校各类档案的质量，使各职能部门立卷工作有条不紊地进行，特制定本制度。

一、调整立卷类目表

各部门每年年初要根据本部门工作计划，参照上年度档案立卷类目，调整好本年度

本部门的“档案立卷类目”，为本年度文件材料积累立卷做好规划。

二、文件材料的积累

文件材料的积累是立卷，归档的基础，各部门要根据类目表的类目，设置好文件材料盒或袋，并在其上标明类型和代号。

随着各项工作的进展，要及时将工作中形成的文件材料，对号入座存入相应盒（袋）。如集中积累要有专门箱柜有序排放；如分散积累，要在类目表上标明积累人或积累文件放置地点。

三、及时立卷

学校实行档案形成部门立卷制度，各部门在一项工作结束或一年度工作结束后，将文件材料按规定整理及时立卷。避免归档日期临近才匆忙整卷的现象。

凡归档的文件材料原件“稿”要做到书写材料（包括纸张、笔墨等）优良、格式统一，字迹工整，图样清晰，符合有关规定和标准。

四、按时归档

各部门要根据本部门文件材料形成的规律，按时归档。

1、党群、行政类档案，外事档案、教学档案综合类、声像档案、出版档案、名人档案、实物档案资料及其他档案综合类于次年六月底前归档。

2、会计账簿、凭证、工资清册在会计年度终了后可暂由财务部门保管1年，期满后的次年6月底前归档。

3、按学年度形成的教学档案于次年寒假前归档。

4、科研、基建、产品、仪器设备档案在项目鉴定、验收完成后两个月内归档。

五、归档手续

1、填写档案移交清册一式二份，写明案卷标题、卷内文件页、案卷数量，交接双方签名盖章。

2、办理档案交接收据。档案形成部门负责人要会同档案部门办理档案交接收据一式二份，对归档文件材料的完整准确进行审查，交接双方签名盖章。