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天津体育学院归档文件整理标准
2012-03-20 10:00   审核人:

一、 范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于本院各院、系、部、处、室、中心。

二、 定义

本标准采用下列定义:

(一) 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

(二) 归档文件整理

归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

(三)件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,简报、周报等材料一期为一件。

三、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

四、质量要求

(一) 归档文件应齐全完整。从整体上,归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌;从个体上,一份文件,一个事由其内容完美无缺;已破损的文件予以托裱、修复;应永久、长期保存的文件,用易于蜕变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档。

(二) 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。

五、 整理方法

(一)分类

归档文件的分类按照保管年限、年度、机构或问题进行分类,并保持分类体系的稳定。

1、按年度分类

将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度;请示与批复等来往文件,归入文件的批复(有结果)年度;跨年度形成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入开幕年度。

2、按保管期限分类

将文件按规定的不同保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表,对文件进行分类。

3、按机构分类

将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件,归入单位承办部门或综合部门。

4、按问题分类

将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。依据《中国档案分类法》的原则和类目用语,结合我院实际情况设置党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等十一个类目。

(二) 排列

归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内,按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中,正本在前,定稿在后,其中会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。

(三) 装订

归档文件按件装订。要去掉金属物,装订时不得压字。目前暂采用缝纫机装订。

(四) 编号

归档文件要逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构(问题)等项。

1、全宗号

档案馆给立档单位编制的代号,各部门不用填写。

2、年度

文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如2004。

3、保管期限

归档文件保管期限的符号。永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。

4、件号

文件的排列顺序号。各部门填写室编件号,室编件号以不超过四位(含四位)阿拉伯数字标注。编制方法为:在同一保管期限内,按归档文件年度分别编制顺序号。

5、机构(问题)

作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

6、盒号

档案盒的排列顺序号,由院综合档案室编写。

(五) 编目

归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。

1、归档文件应逐件编目。归档文件目录及盒内文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。多机关联合发文的,只对本机关编目,无本机关的对第一责任者编目。

(1)件号

填写件号按照5.4.4的要求编制。

(2)责任者

制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

(3)文号

文件的发文字号。

(4)题名

文件标题。没有标题或不能客观反映文件内容的,要自拟标题,标题字数不得超过48个字,其中每个标点符号占半个字。自拟标题外加“[ ]”号。

(5)日期

文件成文日期。以八位阿拉伯数字标注,“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”。如:2002年8月2日连写成20020802。也可在同一格内把年、月、日分为两行书。 如:20020802

(6)页数

登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页,以文件原有页码为序,无页码的文件要编制页码。

(7)备注 注释文件需要说明的情况。详见5.6.1.1

2、盒内文件目录置于盒内文件前面,对盒内文件逐件登记。

3、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

4、归档文件目录依据保管期限装订成册,归档文件目录夹封面及脊背,设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等项目填写全宗名称使用全称,全宗号与5.4.1一致,目录号按保管期限各自编顺序号,如:Y1、C1、C2、D2,归档文件目录要编制目录索引,置于目录前面,其内容包括:年度、机构(问题)、起止件号、所在页数等项。(此项由院综合档案室完成)

六、 装盒

将归档文件按室编件号装入档案盒,并填写档案盒盒脊、封面及备考表。

1、 备考表

备考表置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、室编盒号、件数等项。

(1)盒内文件说明

说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

(3)检查人:归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。

(4)日期 归档文件整理完毕的日期。

各院系部处室分管档案工作负责人工作职责

一、负责对本部门贯彻执行《中华人民共和国档案法》有关档案工作的政策、法规

和规定。

二、根据上级机关和院制定的各项制度,对本部门的档案工作起领导、检查、督促

的作用。

三、将档案工作列入本部门的工作计划中,对文件材料的形成、积累、整理工作纳

入本部门的议事日程。

四、指导有关人员做好日常文件材料的积累、立卷、归档工作。

各院系部处室兼职档案人员工作职责

一、认真学习上级有关档案工作文件,掌握本部门档案工作的情况,及时向领导汇报。

二、积极参加档案专业知识的学习,主动接受院档案室的业务指导和检查督促。

三、按照档案管理规定做好本部门归档文件的积累、保管、整理工作,使本部门归档文件齐全、完整、系统、准确。

四、对所在部门人员进行档案工作宣传,及时传达档案信息。

五、按规定时间向院档案室移交档案。

档案的预立卷和归档制度

为保证学校各类档案的质量,使各职能部门立卷工作有条不紊地进行,特制定本制度。

一、调整立卷类目表

各部门每年年初要根据本部门工作计划,参照上年度档案立卷类目,调整好本年度

本部门的“档案立卷类目”,为本年度文件材料积累立卷做好规划。

二、文件材料的积累

文件材料的积累是立卷,归档的基础,各部门要根据类目表的类目,设置好文件材料盒或袋,并在其上标明类型和代号。

随着各项工作的进展,要及时将工作中形成的文件材料,对号入座存入相应盒(袋)。如集中积累要有专门箱柜有序排放;如分散积累,要在类目表上标明积累人或积累文件放置地点。

三、及时立卷

学校实行档案形成部门立卷制度,各部门在一项工作结束或一年度工作结束后,将文件材料按规定整理及时立卷。避免归档日期临近才匆忙整卷的现象。

凡归档的文件材料原件“稿”要做到书写材料(包括纸张、笔墨等)优良、格式统一,字迹工整,图样清晰,符合有关规定和标准。

四、按时归档

各部门要根据本部门文件材料形成的规律,按时归档。

1、党群、行政类档案,外事档案、教学档案综合类、声像档案、出版档案、名人档案、实物档案资料及其他档案综合类于次年六月底前归档。

2、会计帐簿、凭证、工资清册在会计年度终了后可暂由财务部门保管1年,期满后的次年6月底前归档。

3、按学年度形成的教学档案于次年寒假前归档。

4、科研、基建、产品、仪器设备档案在项目鉴定、验收完成后两个月内归档。

五、归档手续

1、填写档案移交清册一式二份,写明案卷标题、卷内文件页、案卷数量,交接双方签名盖章。

2、办理档案交接收据。档案形成部门负责人要会同档案部门办理档案交接收据一式二份,对归档文件材料的完整准确进行审查,交接双方签名盖章。

天津体育学院档案借阅制度

在集中统一管理、安全保密情况下,为使我院档案充分发挥作用,积极主动地为学院教学、科研和机关各项工作服务,特制定本制度。

一、对已开放的档案即:无密级的上级来文(中共中央、国务院、中央各部委办、国家教育部、国家体育部等文件:市委、市政府、市委各部委办、市教委、市体育局等文件);院党委、院行政下发的文件等,全院教职工可在档案室查阅。

二、对涉密档案和未开发的档案资料,仅供部门负责人、课题组负责人查阅,其他人查阅时,应持负责人委托查阅的文字依据。

三、借阅党委的档案资料,需经办公室主管档案工作的主任批准。

四、各部门立卷人、负责人借阅本部门档案时可直接到档案室借阅,不需要办理批准手续。

五、本院档案不供外单位借阅,如因工作需要,应持单位介绍信,经院办公室主任批准,只限在阅档室查阅。

六、借阅档案者必须保持档案的本来面目,未经同意,不得抄摘复印,不得翻阅其他无关文件、材料,严禁在档案材料上涂改、抽页、勾划、剪裁。

上一条:各类档案文件材料整理的规定
已是尾条
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电话:022-23012708  邮编:300381